Jaarlijks in de periode van Hemelvaart tot en met einde vaarseizoen (medio september) worden onze sluizen door heel Nederland intensief belast. Daarom worden voor zo’n veertien geselecteerde sluizen die op knooppunten staan extra stewards geworven die de sluisoperators (of sluiscoördinatoren) gaan ondersteunen. Al met al is dit een stevige wervingsklus omdat het voor iedere sluis wel om vier of vijf stewards gaat. Dit jaar zijn er uiteindelijk 53 stewards gestart.

We spreken met Bea van den Boogaard. Zij is de landelijk coördinator en daarmee projectverantwoordelijke voor deze wervingsopdracht. En Lindy Scholten, adviseur bij de Inhuurdesk, Team Tijdelijk Werk Utrecht.

Waarom is deze jaarlijkse werving van stewards belangrijk?

Bea: "In de zomermaanden kunnen de sluisoperators het vanwege de drukte niet alleen. Vanuit het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) is het van belang om wat meer begrip te krijgen tussen de binnenvaart, de beroepsvaart en de recreatievaart. Vergelijk het met vrachtwagens en personenauto’s op de weg. In Nederland zijn veertien sluizen aangewezen waar echt extra capaciteit nodig is. Dit betreft hier sluizen waar grote schepen van de beroepsvaart, samenkomen met de binnenvaart en de plezierjachtjes. De stewards hebben daarbij enorme toegevoegde waarde in de veiligheid, de doorstroom, maar ook door het menselijke contact en het respect krijgen voor elkaar".

Wat doen de stewards en hoe ziet hun profiel er uit?

Bea: "Stewards staan in verbinding met de sluisoperator. Deze laatste heeft het overzicht en geeft bij het ‘schutten’ – het in- en uitvaren bij de sluis - aan de stewards door waar er nog ruimte is. Daarnaast doen de stewards van alles om de druktes bij de sluizen te stroomlijnen. Van het aangeven van een lijntje tot het instrueren aan de schippers waar er nog ruimte is. Ze moeten affiniteit met watersport hebben, heel enthousiast zijn en het leuk vinden om contact met anderen te maken. Het sociale aspect is heel belangrijk. Leuke baan voor studenten ook. Dit jaar was ons bestand heel divers. Onze jongste was 17 jaar (je moet minstens 16 jaar zijn) en de oudste 76 jaar".

Wat is jouw rol precies? En hoe heb je het aangepakt?

Bea: "Ik coördineer vanuit Rijkswaterstaat het hele proces. Al in januari heb ik een eerste overleg met alle sluiscoördinatoren en de Inhuurdesk van UBR. Op basis van dit overleg wordt een inventarisatie gemaakt per sluis: hoeveel mensen, op welke tijdstippen, in welke periode, en zorgen dat allerlei facilitaire zaken niet ontbreken (kleding, hulpmiddelen, enzovoort). Dus dit bepalen we op voorhand al en leggen we ook vast".

Hoe gaat het werving- en selectieproces?

Bea: "Voor het hele project werken we intensief samen met de Inhuurdesk van UBR. Het totale capaciteitsoverzicht zetten we via de inhuurdesk uit bij onze mantelpartner (Tempo-Team). Zij zetten de vacature uit. Wij krijgen de geworven kandidatenprofielen (geanonimiseerd) door. De profielen worden besproken met de sluiscoördinatoren en er volgen kennismakingsgesprekken".

Wat doet de Inhuurdesk van UBR in dit proces?

Lindy: "De Inhuurdesk van UBR zorgt ervoor dat er veertien sluizen ‘aangemaakt’ worden in onze applicatie Nétive JOB waarop de mantelpartner Tempo-Team kandidaten kan aanbieden. Met Nétive JOB wordt het proces transparant en kunnen de betrokken partijen en wij het vervolgproces goed beheersen. Vervolgens is het steeds een kwestie van beoordelen van de kandidaten door de sluiscoördinatoren. Zij koppelen dit terug aan Bea. Bea laat ons vervolgens goed beargumenteerd weten of een kandidaat wel of niet mag starten".

Kun je specifieker zijn over de concrete werkzaamheden?

Lindy: "Het lijkt eenvoudig maar er komt toch nog veel bij kijken. Voor iedere kandidaat moet bepaald worden of er een opdracht moet worden aangemaakt of dat de kandidaat moet worden afgewezen en onze mantelpartner een nieuwe kandidaat moet aanleveren. Ook kan het voorkomen dat een kandidaat zichzelf terugtrekt. Dan begint het proces weer opnieuw.

Vanaf het moment dat er opdrachten aangemaakt mogen worden komt er extra druk bij ons te liggen. Er zijn ruim 53 opdrachten aangemaakt. Die worden door een collega adviseur gescreend (vier ogen principe) en vervolgens zorgt onze backoffice dat ook het digitale dossier compleet is".

Wat was de grootste uitdaging van dit hele project?

Bea: "Dat voor de eerste startdatum alles in kannen en kruiken is. Dus dat de stewards zijn geworven, al hun gegevens compleet zijn, alles in de systemen ingevoerd is, de contracten compleet zijn en de kleding klaar ligt. Dit jaar werd dat dus extra bemoeilijkt door corona. We hebben zo twee keer te maken gehad met stewards die besmet zijn geraakt. Dan wordt het opeens heel hectisch om voor goede bemensing te zorgen".

Hoe heb je de samenwerking met de Inhuurdesk ervaren?

Bea: "Heel goed, we hadden een gezamenlijke map waarin we alle gegevens bijhielden. Er wordt dus heel veel gebeld en gemaild om steeds op de hoogte te blijven. Welke sluis is vol? Waar zijn nog mensen nodig? Zijn er al terugkoppelingen bekend? Welke opdrachten zijn verstuurd? Welke dossiers zijn compleet? In de periode van maart tot en met augustus hadden we wekelijks een half uurtje overleg via Microsoft Teams".

Waar ligt volgens jou de meerwaarde van de Inhuurdesk van UBR?

Lindy: "Ik denk dat onze meerwaarde in dit project vooral ligt in het feit dat we de klant zekerheid kunnen geven over de inkooptechnische rechtsgeldigheid en het beheren van de contracten. Daarnaast bewaken we vooral het overzicht en brengen daarmee dus orde en structuur in dit proces dat vaak hollen of stilstaan is".

Als je nu terugkijkt op dit project, wat zouden we vanuit de Inhuurdesk van UBR kunnen verbeteren?

Bea: "We hebben al heel veel verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Belangrijk was dat we veel meer contact hadden dan de jaren daarvoor. Onze samenwerking zit wel goed. Een kwetsbaarheid is dat zowel de inhuurdesk als ik afhankelijk waren van de tijdelijke aanlevering van de benodigde gegevens van kandidaten. Volgend jaar gaan we hier nog strakker op zitten".

Meer informatie

Heb je tijdelijke capaciteit nodig? De Inhuurdesk van UBR kan je adviseren en ondersteunen bij een capaciteitsvraagstuk. Neem voor meer informatie contact op met de inhuurcoördinator van jouw dienstonderdeel of via UBRinhuurdesk@rijksoverheid.nl of UBRinhuurdesk@rws.nl